Preguntas Frecuentes

¿Qué es el servicio de oficina virtual?

El servicio de oficina virtual ofrecido por Inversiones Apex SpA, bajo la marca Space Flex, permite a empresas y emprendedores utilizar una dirección tributaria y comercial, sin necesidad de arrendar un espacio físico completo. Este servicio es fundamental para formalizar un negocio, ya que permite iniciar actividades, verificar domicilio, obtener RUT, tramitar patente comercial y timbrar documentos tributarios (como facturas y boletas) ante el Servicio de Impuestos Internos (SII) y otras entidades.

En términos sencillos, este servicio te permite:

• Tener una Dirección Tributaria y Comercial: Esto significa que tu negocio tendrá una dirección legalmente reconocida por las autoridades para tus impuestos (dirección tributaria) y una dirección para tu imagen pública y comunicaciones generales (dirección comercial). Es, en esencia, el "domicilio oficial" de tu empresa ante el Estado y tus clientes.
  
  
• Formalizar tu Negocio de Manera Sencilla: Este servicio es fundamental para que tu empresa sea completamente legal y operativa en Chile. Te ayuda a realizar trámites esenciales como:
  
  
  • Iniciar Actividades: Es el primer paso obligatorio para registrar oficialmente tu negocio ante el Servicio de Impuestos Internos (SII), que es la entidad gubernamental encargada de los impuestos en Chile.
    
    
  • Tramitar tu Patente Comercial: Es obtener el permiso de la Municipalidad (el ayuntamiento local) que autoriza a tu negocio a operar legalmente en la comuna.
    
    
  • Timbrar Documentos Tributarios: Implica conseguir la autorización oficial del SII para poder emitir documentos clave para tu negocio, como facturas y boletas, los cuales son necesarios para registrar tus ventas y cumplir con tus obligaciones fiscales.
    
    
  • Validar para Abrir Cuenta Bancaria: La dirección también es válida para la apertura de cuentas bancarias para tu empresa.

En resumen, el servicio de oficina virtual de Space Flex te proporciona una presencia legal y profesional para tu negocio, evitando los costos y la complejidad de alquilar una oficina física, y facilitando todos los trámites burocráticos necesarios para que tu empresa funcione correctamente.

 ¿Qué incluye el servicio?

Mucho más que una dirección comercial, una plataforma para hacer crecer tu empresa.

Nuestro servicio va mucho más allá de una simple dirección, transformándose en un ecosistema completo de herramientas diseñado para que su negocio opere de manera remota, eficiente y segura. Nos posicionamos como la solución líder y más completa del mercado para emprendedores en Chile.

Aquí le detallamos todo lo que incluye nuestro servicio, garantizándole una gestión instantánea y resultados comprobados:

• Contrato en menos de 24 horas: inicia operaciones rápidamente con un proceso ágil y 100% digital.
  
  
• Firma Electrónica Avanzada gratuita: facilita la firma de tu contrato y documentos oficiales sin trámites adicionales.
  
  
• Dirección Tributaria y Comercial de Prestigio: Una dirección oficial y reconocida, ubicaciones estratégicas en zonas comerciales y prestigiosas que mejora significativamente la imagen y confianza de su negocio.
  
  
• Formalización Simplificada de su Negocio: Esta dirección es válida y esencial para todos los trámites de formalización y operación de su empresa en Chile, ya sea para apertura de cuenta bancaria, validar facturación, documentos tributarios, etc.
  
  
• Dirección para Patente Municipal: Le entregamos una dirección válida y reconocida para la obtención de su patente municipal, requisito indispensable para el funcionamiento formal de toda empresa en Chile. contamos con la documentación y el equipo para una fácil acreditación ante la municipalidad correspondiente, otorgando a su negocio mayor respaldo y cumplimiento normativo.
  
  
• Gestión de correspondencia: Podrá recibir correspondencia importante de organismos públicos (SII, Tesorería, Municipalidad, Inspección del Trabajo) y también de privados. 
  
  
• Portal de Cliente con usuario verificado: acceso seguro y exclusivo a toda la información de tu empresa.
  
  
• Digitalización de Correspondencia Incluida: Acceda a sus documentos de manera inmediata y segura a través de nuestro portal en línea, donde podrá revisar toda su correspondencia digitalizada con rapidez y total confidencialidad.
  
  
• Carpeta de soporte fiscal: centraliza tus documentos fiscales en un solo lugar, lista para ser consultada o compartida con tu contador de manera segura. 
  
  
• Suite de productividad digital: un espacio integral de trabajo a través de nuestro portal, que te permite redactar documentos, organizar calendarios, gestionar proyectos con tableros Kanban, crear listas y pendientes, trabajar con tablas y generar artículos mediante inteligencia artificial, entre muchas otras funciones pensadas para optimizar tu negocio.
    
  
• Capacitaciones y asesoría inicial personalizada: formación práctica y acompañamiento experto para dar los primeros pasos con tu empresa.

Todo en un mismo portal, con independencia y control total sobre tu empresa, respaldado por un equipo profesional disponible siempre.

Más de 124 empresas ya confían en nosotros.

No es solo una dirección: es la base digital para hacer crecer tu negocio en Chile.

 ¿Qué planes de oficina virtual ofrecen y a qué costo?

Planes de Oficina Virtual

• Starter – $12.990 mensual (IVA incl.): Dirección tributaria y comercial, recepción y digitalización de correspondencia, acceso al portal de cliente, asesoría inicial y firma electrónica avanzada gratuita.
• Growth – $65.990 semestral (IVA incl.): Incluye todo lo del plan Starter + 10% de descuento en capacitaciones y acceso a una IA asistente virtual de negocios.
• Elite – $99.990 anual (IVA incl.): Incluye todo lo del plan Growth + 15% de descuento en capacitaciones y acceso a una IA asistente virtual de negocios.

✔ Todos los planes aseguran validez de la dirección para patente municipal, apertura de cuentas bancarias y emisión de documentos tributarios.

¿Cómo puedo contratar una oficina virtual?

1. Selecciona tu plan: Elige entre Starter, Growth o Elite según tus necesidades.
2. Completa el formulario de solicitud: Ingresa los datos de tu empresa y del representante legal de manera correcta.
3. Revisión y validación: Nuestro equipo verificará y confirmará que todo esté correcto.
4. Recepción de información: Recibirás tu contrato + cotización formal para su revisión.
5. Firma de contrato: Una vez aceptados los términos y condiciones, gestionamos tu contrato junto a los organismos acreditados con los que trabajamos. El documento estará listo para firmarse de manera segura utilizando tu Clave Única mediante Firma Electrónica Avanzada (FEA), respaldada por la ley 19.799.
6. Documentación para carpeta fiscal: Te solicitaremos los documentos necesarios para confeccionar la carpeta fiscal compartida, asegurando que todo esté listo ante posibles fiscalizaciones por parte de las instituciones correspondientes.

Activación del servicio: Una vez firmado, tu oficina virtual queda activa y podrás acceder a todos los beneficios incluidos en tu plan.

¿Puedo contratar si no tengo empresa creada?

No, no es posible contratar sin tener una empresa constituida, ya que el contrato debe quedar a nombre de la empresa para ser válido ante las instituciones. Este es un requisito fundamental. Si necesitas ayuda para crear tu empresa, puedes contar con el apoyo de nuestro equipo contable en www.spaceflex.solutions

¿Puedo usar la dirección desde la creación de la empresa, para incluirla en los estatutos?

No, no es posible ni recomendable. Para la creación del contrato se requiere que la empresa ya esté constituida, de manera que podamos generar un contrato válido. Por lo tanto, no se puede usar la dirección en los estatutos al momento de crear la empresa.

Además, hacerlo implicaría registrar la dirección de forma permanente, obligando a mantener nuestros servicios y dificultando futuras migraciones a otra oficina virtual, ya que sería necesario modificar los estatutos con la asistencia de un profesional y realizar las firmas correspondientes en una notaría.

 ¿Cómo se gestionan los pagos?

Los pagos se realizan a través de un sistema de suscripción en https://www.spaceflex.digital. Se aceptan tarjetas de débito, crédito y transferencias directas. Las facturas se emiten a principios de cada período y deben pagarse en un plazo máximo de diez (10) días corridos desde su emisión. 

 ¿Cuál es la duración del contrato?

A pesar de que la periodicidad de pago puede ser mensual, semestral o anual según el plan elegido, el contrato de subarrendamiento tiene una duración mínima de un (1) año, contado desde la primera contratación, y se renueva automáticamente por períodos anuales en las mismas condiciones.

¿Qué responsabilidades tiene el Subarrendatario?

El Subarrendatario se obliga a mantener actualizados y remitir oportunamente documentos como estatutos de la sociedad, copia de cédula de identidad, patente comercial, comprobantes de pago de impuestos mensuales, entre otros. Esta obligación responde a que toda empresa está sujeta a eventuales fiscalizaciones, por lo que resulta indispensable contar con dicha documentación en la dirección registrada, a fin de dar cumplimiento ante los organismos competentes.

¿Qué ocurre si no presento la documentación actualizada requerida?

La documentación al día es obligatoria, ya que toda empresa está sujeta a fiscalizaciones. Si no entregas los documentos solicitados, podrías quedar inhabilitado para usar la dirección como domicilio tributario y comercial por parte de las instituciones o recibir multas.

¿Puedo cambiar de plan más adelante?

No, no es posible cambiar de plan durante el transcurso del contrato, ya que este se presenta y valida ante las instituciones correspondientes. Además, desde el punto de vista económico, no es viable para el cliente, ya que se deben pagar nuevas firmas por la anulación del contrato vigente y nuevas firmas para el plan actualizado. Por lo tanto, no es recomendable.

Si deseas un upgrade a un plan superior, debe generarse una nueva solicitud desde cero y realizar nuevamente los pagos correspondientes, los cuales incluyen las firmas gratuitas. Los pagos realizados previamente no se considerarán como abonados al nuevo plan.

¿Cómo funciona la digitalización de correspondencia?

Al recibir correspondencia, te notificamos por WhatsApp. Si aceptas la digitalización, escaneamos el documento y lo subimos a tu portal de cliente para que lo revises en línea de forma rápida y segura.

¿En qué consisten las capacitaciones y cómo accedo a los descuentos?

En nuestra web encontrarás una sección de cursos. Próximamente habilitaremos segmentos gratuitos y de pago orientados a emprendedores. Si tu plan incluye descuentos, estos se aplicarán automáticamente al momento de inscribirte.